Makalah
Disusun
untuk memenuhi tugas
Mata
kuliah Audit Sistem Informasi
Dosen
Eman Sukanto, SE, Msi, Akt.
Disusun
oleh :
1. Ina
Noviana B01.11.0007
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI PELITA NUSANTARA
Jl. Slamet Riyadi No. 40, Gayamsari
– Semarang
Tahun
2014
A.
Pengendalian Sumber Data
Di dalam
suatu sistem berbasis Teknologi Informasi, pengendalian sumber data (data
resource management) yang baik adalah:
- user harus dapat berbagi data (data sharing among users).
- data harus tersedia untuk digunakan kapan saja, dimana pun, dan dalam bentuk apapun (sudah tentu dengan aturan akses/wewenang yang jelas).
- Sistem manajemen data harus menjamin adanya sistem sistem penyimpanan yang efisien, tidak terjadi redudancy data, adanya data security, data integrity, dan data independence.
- data harus dapat dimodifikasi dengan mudah (user friendly) oleh yang berwenang sesuai dengan kebutuhan user.
B.
Kendali Input Data
Kendali
input dirancang untuk memastikan bahwa transaksi yang membawa masuk data ke
dalam istem adalah valid, akurat dan lengkap. Jenis-jenis kendali input :
1. Kendali
source document
Kendali pada sistem menggunakan source document
fisik. Untuk mengendalikan kerusakan, prosedur kendali dibutuhkan terhadap
source document untuk pengecekan satu dengan lainnya:
a. Gunakan
source document yang bernomer
b. Gunakan
source document secara berurutan
c. Lakukan
audit source document secara berkala.
2. Kendali
data coding
a. Memeriksa
integritas data pada saat pemrosesan
b. Control
atau check digit
3. Kendali
batch
Metode untuk menghandel data transaksi yang sangat
besar. Membutuhkan pengelompokan transaksi input sejeni. Kendali batch
berlanjut melalui semua tahapan sistem dan semua proses, tidak hanya pada
kendali input:
a. Semua
record dalam batch diproses,
b. Tidak
ada record yang diproses lebih dari satu kali
c. Audit
trail dijaga dari input, proses hingga output.
4. Kendali
validation
Dimaksudkan untuk mendeteksi kesalahan pada saat
sebelum diproses.Lebih efektif apabila dilakukan dekat dengan sumber transaksi.
5. Koreksi
input error
Bila ada error di batch maka harus diperbaiki dan
submit ulang. Pengendalian untuk memastikan kesalahan telah ditanggulangi
secara lengkap dan akurat :
a. Koreksi
secara cepat
b. Membuat
error file
c. Menolak
entire batch
6. Sistem
input data generalisasi
Prosedur terpusat untuk mengelola input data untuk
semua sistem proses transaksi. Keuntungan dari sistem input data generalisasi
yaitu :
a. Meningkatkan
pengendalian dengan memiliki satu sistem yang melakukan semua validasi data,
b. Memastikan
setiap aplikasi SIA menerapkan satu standar konsisten untuk validasi data,
c. Meningkatkan
efisiensi pengembangan sistem.
C.
Audit Pengelolaan Data
Pengelolaan
data adalah kegiatan atau operasi yang direncanakan guna untuk mencapai
tujuan.Dalam pengelolaan ini di dalamnya ada kegiatan yang dilakukan oleh
pengelola data guna untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan bersama
ataupun secara pribadi. Unsur-unsur pengelolaan data, antara lain:
1. Pengumpulan
Data ( Data Capturing )
Pengumpulan data merupakan aktifitas penangkapan
data dari dalam sumber dasar. Dokumen ini merupakan lembaran isian data yang
diisi oleh petugas atau orang lain secara langsung. Dokumen diisi dan dirancang
dengan jelas, mudah diisi dan dapat meminimalisir kesalahan data.
2. Pembacaan
( Reading )
Pembacaan data adalah proses pembacaan data dari
dokumen dasar yang digunakan agar dapat diproses lebih lanjut. Proses pembacaan
dapat dilakukan secara manual atau dengan menggunakan alat bantu mesin.
3. Pemeriksaan
( ferifying )
Hal ini bertujuan untuk menghindari kesalahan dari
data yang dibaca dari dokumen dasar.
4. Perekaman
( recording )
Merupakan proses penyimpanan data yang dibacakan dan
diverifikasikan kedalam alat penyimpanan berupa memori penyimpanan.
5. Penggolongan
( classifying )
Dilakukan untuk memenuhi kebutuhan informasi
berdasarkan klasifikasi tertentu.
6. Pengurutan
( sorting )
Data-data perlu diurutkan agar informasi yang
dihasilkan dapat dipamahi, memudahkan pembaca dan pencarian informasi yang
disajikan.
7. Peringkasan
( sumarizing )
Peringkasan data dimaksud sebagai operasi untuk
menghilangkan kemunculan data yang sama atau berulang dari rincian data sebagai
basis data yang tersimpan dalam memory.
8. Perhitungan
( calculating )
Proses pengolahan data yang melibatkan semua proses
aritmatika.
9. Perbandingan
( comparing )
Data-data yang ada perlu dibandingkan dengan
data-data yang lain untuk mengetahui posisi dan kondisi data dalam kesimpulan
data yang direkam.
10. Pemindahan
( transmitting )
Dalam suatu sistem jaringan komputer perlu ada
pengiriman data dari satu terminal ke terminal lain melalui media transmisi
data untuk diproses lebih lanjut.
11. Penampilan
kembali ( retrieving )
Informasi yang ada merupakan penampilan hasil
kembali dari data-data yang telah disimpan di suatu tempat penyimpanan
sebelumnya, dan untuk menampilkan kembali diusahakan data-data itu dapat
ditampilkan dengan cepat.
12. Penggandaan
( reproductiont )
Penyajian informasi, khususnya dalam bentuk hardcopy
perlu dikendalikan agar informasi tersebut dapat dikirim ke seluruh pemakai,
dengan tujuan agar informasi itu tidak hilang.
13. Penyebarluasan
( distribution )
Distribusi informasi dapat dilakukan melalui media
komunikasi data atau dikirim dalam bentuk hardcopy kepada setiap pemakai dalam
setiap daftar tembusan laporan.
Ada empat metode yang digunakan dalam
sistem pengolahan data, yaitu :
1. Metode
manual
Dalam metode ini semua proses pengolahan data
dilakukan dengan tangan dan menggunakan alat bantu yang sederhana seperti
pensil, pulpen, penggaris, kertas kerja, dan lain-lain.
2. Metode
elektromaknetik
Dalam metode ini pengolahan data dikerjakan secara
manual dan dibantu mesin elektronik sederhana.
3. Metode
system waarkat
Dalam system ini pengolahan data dilakukan dengan
sistem warkat, prinsip kerja sistem ini adalah data-data mengenai suatu obyek
dicatat dalam suatu kartu dengan menggunakan sandi lubang. Sejumlah kartu yang
mengandung data-data objek yang sama digabung untuk membentuk suatu berkas
file.
4. Metode
elektronik komputer
Dalam metode ini keseluruhan proses data diolah dan
dibantu dengan menggunakan komputer. Ada beberapa hal yang perlu dilihat dalam
menentukan metode pengolahan data yang tepat menurut seorang system analyst
untuk mampu memahami syarat-syarat pengolahan maupun kemampuan-kemampuan yang
ingin dicapai dari setiap metode yang dipilih, yaitu :
a. Volume
unsur-unsur data yang dimuat,
b. Kompleksitas
operasi pengolahan data yang diperlukan,
c. Batasan
waktu pengolahan,
d. Tuntutan
perhitungan.
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan
dalam memilih sistem pengolahan data, antara lain:
1. Kesesuaian
konfigurasi perangkat keras dan janis-jenis perangkat lunak dengan kebutuhan
perusahaan, baik untuk kepentingan pengambilan
keputusan pada berbagai manajemen maupun kepentingan pengelolaan bisnis, tetapi
tidak segera dibutuhkan.
2. Pertimbangan
organisasional, baik kemudahan pengoperasiannya karena
tersedianya sumber daya manusia yang memiliki pengetahuan yang memadai tentaang
informatika dan ketrampilan teknis tentang pengolahan data.
3. Pertimbangan
efisiensi, bukan hanya dalam pengoperasian satuan
kerja pengolahan data, melainkan dalam upaya meningkatkan efisiensi kerja
perusahaan secara keseluruhan.
4. Tersedia
atau tidaknya bantuan apabila diperlukan, baik yang
berkaitan dengan perangkat keras, perangkat lunak, maupun untuk sumber daya
manusia.
Yang perlu menjadi perhatian auditor
dalam melakukan audit pada bidang ini menyangkut :
1. Dukungan
satuan pengolahan data kepada manajemen
Keberhasilan suatu satuan kerja pengolahan data
dalam menyelenggarakan fungsi dan menjalankan kegiatannya ialah kemampuannya
memberikan dukungan informasi kepada seluruh bagian perusahaan.Dukungan itu
harus terlihat dan dirasakan dalam hal penyusunan strategi oleh manajemen
puncak, trategi induk oleh para manajer satuan kerja bisnis, strategi pasar
oleh pimpinan semua bidang fungsional. Oleh karena itu, auditor harus mampu
menemukan fakta tentang mampu tidaknya satuan pengolah data menyelenggarakan
fungsinya, apa faktor-faktor penyebab keberhasilannya dan kendala apa yang
dihadapi.
2. Perencanaan
pengolahan data sebagai pengolahan audit
Perencanaan pengolahan data yang menjadi sasaran
audit mencakup :
a. Keputusan
manajemen tentang pelaksana studi kelayakan yang dapat dilakukan oleh para
tenaga ahli yang sudah terdapat dalam suatu perusahaan atau menyerahkannya
kepada konsultan.
b. Konfigurasi
perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan sesuai kebutuhan perusahaan
akan informasi dalam berbagai bentuk, jumlah, dan jenisnya.
c. Keputusan
manajemen tentang jumlah investasu untuk kepentingan penyediaan sarana dan
prasarana pengolahan data.
d. Pola
pengolahan data.
e. Penentuan
lokasi fisik pengolahan data dengan komponennya.
f. Penelitian
tentang para pemasok.
g. Pengadaan
perangkat keras dan perangkat lunak, termasuk instalasinya.
3. Organisasi
pengolahan data sebagai sasaran audit
Audit berupaya untuk meneliti :
a. Tepat
tidaknya letak satuan kerja dalam jajaran perusahaan dalam arti memungkinkannya
memiliki akses terhadap forum pengambil keputusan tertinggi dalam perusahaan,
b. Susunan
organisasi yang menggambarkan fungsi-fungsi utama dalam pemrosesan data,
c. Pengaturan
tata ruang pengolahan data,
d. Jenis-jenis
pengetahuan dan ketrampilan para pengolah data,
e. Ada
tidaknya uraian pekerjaan bagi para pejabat dan petugas pengolah data,
f. Lokasi
komputer mini dan komputer mikro serta data,
g. Pola
koordinasi dalam semua jenis kegiatan pengolahan data secara internal,
h. Pola
koordinasi dan interaksi antara satuan pengolahan data dengan berbagai mitra
kerjanya, yaitu para pengguna informasinya yang sekaligus sebagai sumber data
dalam perusahaan.
4. Pengendalian
data sebagai sasaran audit
Keamanan data dan informasi antara lain adalah :
a. Jangan
sampai data atau informasi jatuh ke tangan orang atau pihak yang tidak berhak,
terutama yang sifatnya rahasia,
b. Pengamanan
akses ke tempat penyimpanan data tidak mudah mudah untuk dimasuki oleh
pihak-pihak yang tidak berhak meskipun mereka adalah orang dalam,
c. Pengambilan
tindakan pengamanan agar data dan informasi yang sudah diolah dengan susah
payah, tidak mudah rusak atau tidak ditempatkan pada tempat-tempat yang rawan.
D.
Kendali Output Data
Kendali
output dilakukan untuk :
1. Memastikan
output sistem
2. Sistem
batch lebih rentan terhadap masalah dan membutuhkan kendali lebih
3. Print
programs
4. Operator
intervention
5. Waste
6. Pemeliharaan
laporan
E.
Penyimpanan Data
Yang
paling penting dari penyimpanan data adalah dari segi keamanan, yaitu :
1. Agar
jangan sampai jatuh pada tangan orang atau pihak yang tidak berhak seperti
pesaing,
2. Aman
terhadap kerusakan karena tempat penyimpanan yang tidak baik,
3. Aman
dari bahaya kebakaran.
Dalam segi kehematan biaya, penyimpanan
dilakukan sedemikian rupa sehingga tidak memerlukan ruang yang besar yang
berakibat pada biaya pemeliharaan yang banyak.Selain itu, penyimpanan dilakukan
sesuai dengan sistem tertentu yang diketahui sehingga penelusuran data dan
informasi dapat dilakukan dengan mudah.
DAFTAR
PUSTAKA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar